4 Alasan Mengapa Bisnis Perlu Menggunakan Alat Kolaborasi

Kolaborasi adalah, pada intinya, tentang bekerja dengan orang lain. Ini termasuk berbagi ide dan memilah bagian mana dari anggota tim proyek yang perlu diselesaikan agar berhasil.

Banyak program dan layanan komputer telah lama berusaha membantu proses kolaborasi. Pada tingkat dasar, dapat berbagi email dengan rekan kerja adalah bentuk kolaborasi. Dan seiring dengan kemajuan komputer dan jaringan, munculah groupware -- perangkat lunak yang memungkinkan individu berkolaborasi dalam dokumen dan proyek tertentu.

Selama bertahun-tahun, istilah groupware memudar demi perangkat lunak kolaborasi. Alat kolaborasi memiliki lebih banyak fitur daripada groupware dan telah diadopsi secara luas oleh bisnis dari semua ukuran. Hari ini, mengerjakan dokumen bersama di Microsoft 365 dan Google; memperbarui kolega di Slack; dan bertemu secara real time online melalui Zoom, Microsoft Teams, dan platform lainnya telah menjadi hal biasa.

Apa itu alat kolaborasi? Apa tujuannya?

Alat kolaborasi atau collaboration tools dapat berupa apa saja yang memungkinkan lebih dari satu orang bekerja untuk menyelesaikan tugas. Dalam bisnis, ini mencakup program dan layanan yang memungkinkan karyawan berkontribusi, mengomentari, dan merevisi dokumen. Ini juga mencakup layanan obrolan dan video yang memungkinkan karyawan bertemu secara online untuk bertukar pikiran atau berkolaborasi dengan cara lain. Berikut adalah beberapa alat kolaborasi bisnis yang populer:

Slack

Slack adalah aplikasi perpesanan yang memungkinkan orang berkomunikasi satu sama lain baik di dalam maupun di luar organisasi. Slack diatur oleh saluran yang dapat didedikasikan untuk grup atau proyek tertentu. Peserta dapat berkomunikasi secara real time atau mengirim pembaruan untuk dilihat nanti. Misalnya, pekerja jarak jauh di zona waktu yang berbeda mungkin meninggalkan laporan status di akhir hari kerja mereka yang akan membantu orang lain terus mengerjakan proyek.

Google Workspace

Google Workspace -- sebelumnya dikenal sebagai G Suite -- adalah paket alat kolaborasi yang terintegrasi. Ini mencakup Gmail, Dokumen, Kalender, Meet, Chat, Drive, Spreadsheet, dan Slide. Dokumen, spreadsheet, dan slide presentasi semuanya dapat diedit dan diperbarui oleh siapa saja dalam grup, dengan izin dan fitur keamanan yang disertakan.

Microsoft 365, Teams dan Loop

Microsoft 365 terus mengembangkan fitur kolaborasinya, dengan Teams menambahkan aplikasi perpesanan dan kolaborasi untuk rapat online. Perusahaan juga baru-baru ini memperkenalkan Loop, yang memiliki sejumlah fitur yang dapat dibagikan yang disebut Microsoft sebagai "komponen" - seperti tabel pemungutan suara untuk membantu pengambilan keputusan grup dan pelacak status untuk melacak kemajuan proyek. 

Komponen Loop dengan tabel kolaboratif memudahkan untuk melacak pekerjaan pada sebuah proyek dengan menjaga setiap kiriman di barisnya sendiri. Siapa pun dalam grup dapat melihat kolom untuk setiap pemilik dengan informasi status terbaru dan tanggal jatuh tempo. Pengembang juga akan dapat membuat komponen tambahan untuk kanvas fleksibel yang disediakan Loop. Halaman loop memungkinkan pengguna untuk menambahkan file, tautan, dan komentar dengan emoji untuk meningkatkan proses kolaboratif. Loop dijadwalkan akan dirilis pada tahun 2022, meskipun beberapa komponen sudah tersedia untuk Office dan Teams.

Baca Juga: Content Intelligent Platform

Meta Workplace

Meta terkenal karena situs media sosial konsumennya Facebook, tetapi dengan Workplace ia menawarkan layanan kolaborasi berorientasi bisnis yang aman dengan fitur jaringan sosial yang sama. Alat kolaborasi seperti berbagi file, konferensi video, dan obrolan disertakan, bersama dengan fitur yang akrab bagi pengguna Facebook seperti profil, umpan berita, teman, dan grup.

Mengapa bisnis perlu menggunakan alat kolaborasi

Jika tim bisbol memiliki pelari yang sangat cepat, tetapi tidak pernah memberinya tanda untuk mencuri basis, kemungkinan mereka akan mencetak lebih sedikit lari daripada jika mereka memberinya lampu hijau. Demikian pula, bisnis apa pun yang tidak menggunakan alat yang tersedia untuk membantu karyawannya bekerja secara kolaboratif berisiko tertinggal dalam persaingan.

Alat kolaborasi digunakan lebih dari sebelumnya. Bisnis yang berharap untuk menarik bakat terbaik berisiko kehilangan jika sebagian besar dari apa yang mereka lakukan adalah diam dan sangat berbasis izin. Berikut adalah beberapa alasan mengapa alat kolaborasi sangat penting:

1. Partisipasi dan penerimaan karyawan

Daripada pendekatan top-down di mana setiap orang dalam tim mengambil arahan dari seorang pemimpin yang memutuskan apa yang terbaik, alat kolaborasi memungkinkan semua anggota tim yang relevan berkontribusi, mengkritik, dan meningkatkan kontribusi satu sama lain. Mereka memberi semua orang perasaan "membeli" yang lebih baik dengan hasilnya.

2. Rapat di mana saja

Munculnya alat kolaborasi online berarti orang tidak harus berkumpul di ruang pertemuan yang sama untuk berbagi ide.

"Ini memberi perusahaan fleksibilitas besar dalam perekrutan, dan mereka mendapat manfaat dari keterampilan tenaga kerja yang beragam di mana pun mereka tinggal," kata Charles King, analis utama di Pund-IT.

3. Menangkap wawasan

Sebuah perusahaan dapat merekrut talenta hebat tetapi kehilangan banyak kontribusi dan wawasan mereka ketika mereka pergi. Alat kolaborasi menangkap wawasan yang dibuat saat mengelola tugas, proyek, dan sumber daya. Mereka juga meninggalkan catatan sejarah untuk referensi di masa mendatang dalam proses pengambilan keputusan.

Bagaimana alat kolaborasi menguntungkan kerja jarak jauh

Pandemi telah membantu membalikkan apa yang dulu dianggap sebagai cara terbaik untuk berkolaborasi. Meskipun dulu sering dianggap penting untuk bekerja secara langsung di kantor perusahaan dan mengadakan pertemuan tatap muka, itu tidak lagi terjadi. Layanan teknologi konferensi video seperti Zoom, Webex, dan Teams telah maju untuk membuat pekerja jarak jauh lebih produktif dan lebih terhubung. Dan model kerja hibrida baru tampaknya memiliki daya tahan. Beberapa tools juga bisa dihubungkan dengan big data tools untuk hasil bisnis yang lebih maksimal.