Panduan Data Capture Solution

 

Apa Itu Data Capture Solution?

OCR adalah singkatan dari Optical Character Recognition dan merupakan teknologi yang memungkinkan perangkat lunak untuk menginterpretasikan teks yang dicetak mesin pada gambar yang dipindai.

Perangkat Lunak Data Capture Solution menggunakan teknologi OCR untuk mengotomatiskan tugas entri data yang melibatkan formulir cetakan mesin. Ketika semua formulir memiliki format yang sama, Zone OCR sederhana dapat digunakan untuk mengonversi wilayah halaman tertentu menjadi data yang dapat digunakan. Perangkat lunak ekstraksi data tingkat lanjut juga dapat menemukan elemen data umum pada formulir dengan berbagai format. Contoh paling umum dari ini adalah Pemrosesan Faktur, tetapi ekstraksi data dapat dilakukan dengan semua jenis dokumen.

Perangkat lunak ekstraksi data juga dapat digunakan untuk:

• Baca data dari dokumen elektronik seperti file MS Word dan Excel atau file PDF

• Mengenali Data Handprint dari formulir menggunakan ICR

• Mengurutkan dan mengklasifikasikan dokumen secara otomatis

• Digitalisasi dokumen tujuan umum dan tugas OCR

Siapa yang dapat memperoleh manfaat dari perangkat lunak ekstraksi data?

Setiap organisasi yang harus memasukkan data dalam database yang berasal dari formulir kertas atau dokumen elektronik seperti file Word, Excel, dan PDF dapat memperoleh laba atas investasi yang sangat tinggi dengan mengotomatiskan entri data dengan perangkat lunak ekstraksi data.

Tergantung pada jenis dan volume dokumen dan data yang Anda miliki, biaya solusi dapat berkisar dari beberapa ratus dolar hingga puluhan ribu. Sebuah proyek sederhana dapat membenarkan pembelian perangkat lunak untuk menghemat hanya beberapa hari waktu entri data. Sebuah proyek yang kompleks dengan berbagai jenis dokumen dan data tidak terstruktur mungkin perlu mengimbangi ratusan jam entri data untuk membenarkan biaya.

Organisasi yang memiliki banyak departemen terpisah yang melakukan entri data dari dokumen dapat berbagi anggaran untuk perangkat lunak ekstraksi data dengan menggunakannya kembali untuk proyek lain. Proyek Anda saat ini mungkin tidak cukup besar untuk membenarkan biaya, tetapi jika digabungkan dengan satu atau dua proyek lainnya, itu akan menjadi.

Baca Juga: Customer Relationship Management

Berapa biaya sistem Data Capture Solution?

Seperti disebutkan di atas, faktor terbesar dalam harga sistem adalah kompleksitas dan volume dokumen dan data yang diambil. Total biaya solusi ekstraksi data juga mencakup beberapa item lainnya:

• Saatnya menginstal dan mengkonfigurasi perangkat lunak

• Templat pengenalan harus dibuat untuk setiap bidang data

• Ekspor data harus ditentukan untuk setiap template dokumen

• Pelatihan pengguna dan administrator

• Tenaga kerja diperlukan untuk memverifikasi hasil pengakuan

• Infrastruktur TI dan biaya pemeliharaan

Jika Anda memiliki staf TI yang terbiasa dengan pemindaian dokumen dan aplikasi OCR, Anda dapat melakukan sebagian besar konfigurasi dan pemeliharaan secara internal. Jika tidak, maka sangat disarankan agar Anda menggunakan Layanan Konsultasi kami untuk memandu Anda melalui proses penyiapan.

Apa alur kerja entri data yang khas?

Proses mengonversi dokumen kertas menjadi data langsung yang dapat Anda gunakan adalah sebagai berikut:

• Kertas disiapkan untuk pemindaian (tidak dilipat, staples dilepas, dll.)

• Dokumen dipindai pada pemindai dokumen berkecepatan tinggi

• Gambar yang dipindai dikenali dengan OCR

• Algoritme pencocokan menemukan elemen data di dalam teks

• Bidang yang gagal dalam pemeriksaan validasi disajikan kepada operator untuk ditinjau dan dikoreksi secara manual

• Setelah semua kesalahan diperbaiki, data diekspor ke tujuan akhir

Solusi untuk Dokumen Sederhana

Dokumen sederhana memiliki elemen data di lokasi yang sama di setiap halaman dan dapat diotomatisasi dengan Zonal OCR.

• Semua aplikasi pemindaian dokumen kami memiliki kemampuan Zone OCR

• SimpleIndex menawarkan opsi ekstraksi data terbanyak di antara aplikasi pemindaian desktop berbiaya rendah

• Kami juga menawarkan solusi dari Kodak, Kofax, Digitech Systems dan OfficeGemini.

• Bandingkan Fitur untuk semua Perangkat Lunak Pengambilan Data secara berdampingan

Solusi untuk Dokumen Kompleks

Dokumen dengan banyak kemungkinan tata letak yang berbeda, dokumen yang tidak disortir yang harus diklasifikasi, atau dokumen dengan tabel dan data item baris yang harus dibaca.

• ABBYY FlexiCapture adalah aplikasi pengambilan data OCR tujuan umum paling kuat yang tersedia.

• IRISXtract memiliki modul yang telah dikonfigurasi sebelumnya untuk hutang, sumber daya manusia, perawatan kesehatan, ruang surat, dan konfigurasi umum lainnya.

• SimpleIndex menggunakan pencocokan pola (RegEx) untuk menemukan data pada dokumen yang berbeda dengan biaya yang lebih murah dari aplikasi pengambilan data perusahaan.

Solusi untuk Dokumen Elektronik

Meskipun semua solusi ekstraksi data kami dapat dikonfigurasi untuk membaca data dari dokumen elektronik, hanya SimpleIndex yang melakukan ini tanpa terlebih dahulu mengonversi dokumen menjadi gambar dan melakukan OCR di atasnya. SimpleIndex dapat menggunakan teks asli dalam file MS Office dan PDF dan mengekstrak data darinya dengan algoritma pencocokan pola yang kompleks. Proses ini sangat cepat dan 100% akurat, dan SimpleIndex adalah aplikasi berbiaya rendah yang dapat dibeli oleh bisnis mana pun.

Data Capture Perusahaan

Perusahaan besar dengan proyek pengambilan dokumen dan entri data yang besar harus menggunakan solusi perusahaan ini yang dirancang untuk menangani pekerjaan bervolume tinggi, banyak departemen, dan alur kerja. Biasanya penerapan teknologi Big Data Tools juga turut serta untuk pemanfaatan data capture dan pengolahan data.